איך מבצעים ספירת מלאי במערכת?

כדי לבצע ספירת מלאי בצורה תקינה, נכנסים למשרד האחורי (Back Office), ולוחצים בשורת התפריט העליונה על "מלאי" > "ספירת מלאי".

במסך "ספירת מלאי" שיפתח ניתן לבחור בין "ספירת מלאי לעכשיו" לבין "ספירת מלאי לתאריך קודם".

יש לבחור ב"ספירת מלאי לתאריך קודם" כאשר הספירה עצמה בוצעה ביום אחר, אך מזינים אותה במערכת במועד מאוחר יותר (לדוגמה – הספירה בוצעה אתמול אך מזינים אותה היום).

חשוב לבחור בתאריך שבו בוצעה הספירה בפועל, כדי למנוע דריסה של תנועות מלאי שבוצעו בין מועד ספירת המלאי לבין מועד ההזנה במערכת.

לפני תחילת הזנת הספירה, יש לוודא שכל חשבוניות הספק הקיימות מעודכנות ונמצאות בסטטוס "סגור" (ולא ב"טיוטה"), כך שהמלאי המופיע במערכת ישקף את הכמויות הנכונות לפני ביצוע ספירת המלאי.

הזנת ספירת מלאי

לאחר בחירת תאריך הספירה בפועל, ייפתח מסך להזנת כמויות הפריטים שנמצאים בחנות.
ניתן להזין את ספירת המלאי באחת מהדרכים הבאות:

1. סריקת ברקודים או הזנת פריטים במסך הראשי ושינוי הכמות שלהם בהתאם על ידי הקלדה ידנית של שם הפריט, המק"ט או הברקוד.

לאחר מכן תתווסף שורה עם הפריט – מעדכנים את כמות המלאי שנספרה.

2. טעינה מקובץ אקסל – לוחצים על הכפתור "טעינת ספירה מקובץ" בצדו השמאלי של המסך, בחלון שיפתח לוחצים על "הורדת קובץ דוגמא".
ממלאים בקובץ את כלל הפריטים (כולל ברקוד, צבע ומידה במקרה שרלוונטי) ואת הכמות שנספרה.

לאחר מילוי הקובץ לוחצים על הכפתור "טעינת ספירה מקובץ", בוחרים ב"העלאת קובץ" ומעלים את קובץ ספירת המלאי.

3. ספירה לפי ספק – לוחצים על הכפתור "ספירה לפי ספק" בצדו השמאלי העליון של המסך, ובוחרים עבור איזה ספק לבצע את ספירת המלאי.
לאחר בחירת הספק הרלוונטי, תופיע על המסך רשימת כל הפריטים שמשוייכים אליו וחלון להקלדת הכמות מכל פריט.

4. ספירה לפי קטגוריה ראשית – לוחצים על הכפתור "ספירה לפי קטגוריה ראשית" בצדו השמאלי העליון של המסך, ובוחרים עבור איזו קטגוריה (מתוך הקטגוריות הראשיות במערכת) לבצע את ספירת המלאי.

לאחר בחירת הקטגוריה הרלוונטית תופיע על המסך רשימת כל הפריטים שמשויכים אליה, וחלון להקלדת כמות לכל פריט.

שמירת ספירת מלאי
את ספירת המלאי במערכת מומלץ לשמור כטיוטה, כדי לאפשר המשך עריכה ועדכון נתונים בהמשך במקרה הצורך.
לאחר שהספירה נשמרת באופן סופי, המלאי מתעדכן ונוצרות תנועות מלאי, ולא ניתן למחוק או לבטל את הספירה. לכן, אם ספירת המלאי אינה סופית או שלא הושלמה, מומלץ לשמור אותה כטיוטה, בשביל שתהיה אפשרות לערוך או למחוק אותה במקרה הצורך.

במקרה שיש צורך לתקן מלאי לאחר שספירת מלאי נשמרה סופית, יש לבצע במערכת ספירת מלאי נוספת לתאריך הנכון ולפני שמבצעים איחוד ספירות.

איחוד ספירות מלאי
במקרים שבהם הוזנו מספר ספירות מלאי לאותו תאריך (לדוגמה: עובד אחד סופר את צד ימין של החנות, עובד אחר את צד שמאל ועובד נוסף את המחסן), יש לאחד אותן לכדי ספירה אחת, כדי שהמלאי במערכת ישקף את הכמות המדויקת בחנות.

לאחר שמירת כל ספירת מלאי בנפרד, נכנסים למשרד האחורי (Back Office), ולוחצים בשורת התפריט העליונה על "מלאי" > "איחוד ספירות מלאי" מסמנים בתיבת הסימון את הספירות אותן מעוניינים לאחד, ולוחצים על "איחוד ספירות מלאי".
פעולה זו מחברת את כל הכמויות שנקלטו בספירות השונות ומייצרת ספירת מלאי מאוחדת אחת.

חשוב לא לוותר על איחוד הספירות, כיוון שספירת מלאי קובעת מחדש את המלאי של כל פריט. אם אותו פריט נספר במספר ספירות ונשמר ללא איחוד, המערכת תעדכן את המלאי רק לפי הספירה האחרונה שנשמרה, גם אם בפועל הכמות הכוללת גדולה יותר.
לדוגמה: אם עובד אחד ספר 10 עטים והעובד השני ספר 2 עטים, ללא איחוד המערכת תשמור את הספירה האחרונה בלבד, כלומר 2 עטים. באמצעות איחוד, המערכת תעדכן את המלאי ל–12 עטים, כפי שקיים בפועל.

איפוס מלאי שלא נספר

בקטלוג פריטים שנמצא במערכת קיימים לעיתים פריטים שאין להם מלאי פיזי בחנות ולכן אינם נספרים בעת ספירת המלאי, אך קיים להם מלאי במערכת.

כדי להבטיח שדוחות ערך המלאי יהיו מדויקים, חשוב לאפס את המלאי של כל הפריטים שלא נכללו בספירה.

לצורך ביצוע האיפוס, נכנסים למשרד האחורי (Back Office), לוחצים בשורת התפריט העליונה על "מלאי" > "איפוס מלאי שלא נספר" , מסמנים בתיבת הסימון את הספירות שבוצעו באותו יום ולוחצים על "איפוס מלאי לפריטים שלא בספירות שנבחרו".

פעולה זו תאפס את המלאי של כל הפריטים שלא הוזנו באף אחת מספירות המלאי שבוצעו לאותו תאריך, כך שהמערכת תשקף רק את הכמויות שנקלטו בפועל.