התחלתם את דרככם העצמאית? בשעה טובה! כעת, ממש ברגע שאתם מתחילים את חייכם כעצמאים, זהו הזמן הטוב ביותר להשיב את הסדר על כנו.
אם עדיין לא ברור לכם, כמו אגב לעצמאים ותיקים רבים, מהי חשבונית עסקה, האם חובה להנפיק אותה, מתי עושים את זה וכיצד, המאמר שלפניכם ייתן מענה לכל השאלות הבוערות ובכך יסייע לכם להתנהל נכון יותר מבחינה עסקית.
חשבונית עסקה היא מסמך שבאמצעותו מתבצעת דרישת תשלום על מכירה או מתן שירות. זוהי דרישת תשלום שכל בעל עסק נדרש להוציא ללקוחותיו על כל מכירה, עסקה או מתן שירות.
חשבונית עסקה מאפשרת לבעל העסק לדרוש תשלום מהלקוח מבלי להוציא חשבונית מס לפני המועד שבו הוא נדרש לכך על פי חוק, וכך להימנע במקרים הרלוונטיים מתשלום מע"מ לפני קבלת התמורה.
על אף כי הדרישה להנפיק חשבונית עסקה מעוגנת בחוק, מס הכנסה אינו מנהל מעקב אחר הוצאתה, בעיקר מכיוון שאין למסמך כזה השלכות מבחינת מיסוי.
יחד עם זאת ולמרות שהוא אינו מהווה מסמך למטרות של ניהול פנקסי חשבונות, רצוי להקפיד על הוצאת חשבונית עסקה כנדרש כדי לשמור על סדר וארגון ועל מנת לעקוב אחר ההתנהלות הכספית בבית העסק.
חשבונית עסקה צריכה לכלול פרטים כמו: שם העסק, מספר ת.ז או מספר ח.פ, תאריך הנפקת המסמך, שם הלקוח וכתובתו, הסכום לתשלום ופרטים חשובים נוספים על העסקה שבוצעה בין מקבל ונותן השירות.
למעשה, הפרטים שאמורים להופיע על חשבונית עסקה דומים לפרטים שצריכים להיות מצוינים על גבי חשבונית המס, אם כי חשוב להבחין בין שתיהן, היות שמדובר בשני מסמכים נפרדים ושונים זה מזה, כאשר חשבונית עסקה כשלעצמה אינה יוצרת חיוב במע"מ, ואילו חשבונית מס משמשת לצורכי מע"מ בהתאם להוראות החוק.
בניגוד לחשבונית המס, חשבונית עסקה אינה משמשת לרישום של פעולות חשבונאיות, היות והיא מייצגת כסף שעדיין לא התקבל, אך מהווה את יריית הפתיחה לתהליך קבלת התשלום.
מסמך זה אינו יוצר כשלעצמו חיוב במע"מ ואינו מאפשר לצד המקבל לנכות מס תשומות בגינו.
חשבון עסקה זהו תיעוד בין הלקוח לבין בעל העסק שמהווה אסמכתא לאישור העסקה שבוצעה.
ישנם מצבים בהם הלקוחות דורשים מסמך המהווה אסמכתא לאישור העסקה לפני ביצוע התשלום. חשבונית עסקה מהווה אלטרנטיבה לעסק להפקת חשבונית מס ללא ביצוע תשלום לפני קיום העסקה.
את חשבונית המס או הקבלה העסק יפיק במועד מאוחר יותר בהתאם לחובת העסק מול הרשויות.
לעומת זאת, חשבונית מס משמשת גם היא לתיעוד עסקה בין שני צדדים אך בשונה מחשבון עסקה נחשבת למסמך לצורך ניהול פנקסי חשבונות, ומשמשת לצורכי דיווח מע"מ. חשבונית מס תקינה מאפשרת למקבל, בכפוף לתנאים הקבועים בחוק, לנכות את מס התשומות הכלול בה.
גם מי שמוגדר כעוסק פטור וגם מי שמוגדר כעוסק מורשה מחויב להוציא חשבונית עסקה, מאחר שהנפקתה היא חלק בלתי נפרד מתהליך התיעוד של הפעילות העסקית, המחייב רישום של כל הפעולות הכלכליות שבוצעו במסגרת התנהלותו השוטפת של העסק, יהיו סך הכנסותיו השנתיות ככל שיהיו.
עוסק פטור ועוסק מורשה כאחד מחויבים להנפיק חשבונית עסקה בזמן ביצוע העסקה, אך בעוד הראשון צריך בעת קבלת התשלום להוציא קבלה, עוסק מורשה רשאי להוציא חשבונית מס במקום חשבונית עסקה, בהתאם להוראות החוק ולמועד החיוב במס.
חשבונית עסקה נועדה לתעד את ביצוע העסקה ולשמש, בין היתר, כדרישת תשלום מהלקוח. ככלל, יש להוציא אותה עם ביצוע העסקה, בהתאם לסוג העסקה ולנסיבותיה.
חשוב להבחין בין המועד להוצאת חשבונית עסקה לבין המועד שבו חלה החובה להוציא חשבונית מס. מועד הוצאת חשבונית המס ומועד החיוב במע"מ נקבעים בהתאם לסוג העסקה ולהוראות החוק, ובמקרים מסוימים הם חלים רק עם קבלת התמורה.
עוסק מורשה רשאי להוציא חשבונית מס במקום חשבונית עסקה, בהתאם להוראות החוק.
עסקים שיש להם לקוחות בחו"ל רשאים להוציא את חשבונית העסקה באנגלית, בין אם בעזרת פנקס חשבוניות ובין אם בעזרת תוכנה להפקת חשבוניות אונליין.
יחד עם זאת הוראות מס הכנסה מחייבות ניהול ספרים בעברית או בערבית בלבד ועל כן יש לוודא שהמקור של חשבונית המס או הקבלה הוא באחת מהשפות האלה.
הסכום לתשלום יופיע הן במטבע שבו בוצעה העסקה והן בשקלים, בהתאם לשער החליפין במועד הרלוונטי.
חשבונית עסקה היא מסמך שניתן להפיק באופן עצמאי. כמובן, שרצוי להשתמש במסמך עליו מוטבע הלוגו של בית העסק וכדאי לבדוק היטב שצויינו על גביו כל הפרטים הרלוונטיים לעסקה.
חשוב לציין כי בעשור האחרון ומאז הותרו לשימוש חשבוניות מקוונות, עוד ועוד עצמאים מאמצים את חשבוניות העסקה האלקטרוניות, המונפקות באמצעות תוכנה ממוחשבת, זאת בשל היתרונות הרבים הטמונים בהן, בראשן הקלות שבה ניתן לשמור על סדר בתיעוד הפעילות העסקית ולנהל מעקב בצורה פשוטה וידידותית.
הנפקת חשבונית עסקה מחייבת עוסקים פטורים ועוסקים מורשים כאחד.
באמצעות הוצאתה אנו דורשים תשלום עבור כל עסקה המתבצעת במסגרת הפעילות של העסק.
הקפדה על הנפקה של מסמך כזה באופן שוטף תתרום להתנהלות פיננסית נכונה ומסודרת יותר, שבתורה כמובן תשפיע לחיוב על כלל ההתנהלות העסקית.
לבסוף, אם אתם רוצים לשדרג עוד יותר את ההתנהלות החשבונאית של העסק שלכם, עברו להנפקת חשבוניות עסקה באינטרנט ותחסכו מעצמכם את כל ההליך המסורבל של הנפקת חשבונית עסקה המבוסס על נייר ושליחתו בדואר ללקוח.
בהצלחה 😃
