ניהול זמן בעסק: הטיפים שכל עצמאי חייב לקרוא

מה זה בעצם ניהול זמן יעיל?

בשונה ממונחים מקצועיים שמצריכים הבהרות, במקרה של ניהול זמן הגדרה לא בהכרח נדרשת.

הסיבה לכך היא שרבים מאיתנו מתמודדים עם ניהול זמן שגוי ברמה היומיומית ויודעים בדיוק מהן ההשלכות שלו.

ככלל, ניהול זמן קשור לתכנון אפקטיבי של היעדים והמשימות שעומדים לפניכם, כדי להצליח "לנקות שולחן" ממטלות, להימנע מבזבוז זמן ולהשיג את התוצאה הנדרשת בטווח זמנים ריאלי.

הצורך לסיים מטלה מסוימת במסגרת זמנים מוגדרת פוגש אותנו במגוון מקומות, לאורך כל שלבי החיים.

ילדים נדרשים לסדר את החדר שלהם עד ארוחת הערב, תלמידים מתמודדים עם ניהול זמן בפסיכומטרי, וכמבוגרים אין מושג מאיים יותר מאשר "דד ליין" שהולך ומתקרב.

מי שמתנהל נכון ובצורה יעילה, מצליח לא רק לסיים את המטלות שלו במהירות רבה יותר, אלא גם בפחות לחץ. במילים אחרות, לא משהו שהיינו מתנגדים אליו.

למעשה, נדמה שכולם מדברים על ניהול זמן אפקטיבי, לא מתווכחים לגבי חשיבות ניהול זמן ומכירים מגוון תיאוריות ניהול זמן שאמורות לעזור.

אז למה ברגע האמת, כשהשעון מתקתק לאחור והיומן מתמלא בפגישות, זה כל כך מורכב ליישום?

האתגרים הנפוצים סביב ניהול זמן

יותר ויותר אנשים מודים, לפחות בינם לבין עצמם, שהם היו רוצים להיות יעילים יותר. חלקם מחפשים קורס ניהול זמן, סדנאות ניהול זמן או פודקאסט שיעזרו להם לחזור למסלול.

בעולם שמעריך כל כך מולטי-טסקינג, אין ספק שהיכולת להתנהל במסגרת זמנים מסוימת היא נחוצה במיוחד.

מדובר במיומנות שנדרשת לאורך כל שלבי הקריירה ולכן בניגוד למה שניתן אולי להניח, הפתרונות השונים מיועדים לא רק עבור עובדים זוטרים. קיימים גם קורסי ניהול זמן למנהלים, שמעניקים כלים שונים המיועדים לעזור בעבודה השוטפת.

למה קשה לנו כל כך לגבש אסטרטגיית ניהול זמנים ולדבוק בה, בייחוד בעסק? לשאלה הזו יש מגוון תשובות אפשריות.

עומס הוא ללא ספק אחד מהאתגרים העיקריים – חלק מבעלי העסקים שוקעים תחת עומס הפרויקטים ומתחייבים ליותר ממה שהם יכולים לעמוד בו.

אחרים מתקשים לתעדף בצורה נכונה את המשימות הפתוחות שלהם, בייחוד כשהם עובדים מול מספר גדול של לקוחות וספקים; יש מי שממתינים עד לרגע האחרון בביצוע משימות מורכבות; ולעתים הבעיה קשורה לתהליכי עבודה מסורבלים או מערכות ישנות שלא מותאמות למציאות של היום וגורמות לעיכובים.

האם לא מאוחר מדי ללמוד איך לנהל את הזמן שלי?

מורים רבים מעבירים פעילויות של ניהול זמן נכון לתלמידים בבתי הספר, אבל החדשות הטובות הן שניתן לרכוש מיומנויות ניהול זמנים בכל גיל ולמרות שמדובר בנושא מורכב שניתן לכתוב עליו לא מעט, נצא מנקודת הנחה שהגעתם לפה כי אין לכם זמן מיותר לבזבז.

בסעיפים הבאים ננסה לתמצת את העקרונות החשובים, ותוכלו ליישם את הפתרונות שמתאימים עבור הצרכים והעסק שלכם.

בשלב הראשון, תסתכלו ללו"ז בעיניים

מכירים את זה שאתם מגלים שתכף נגמר היום ולא מבינים איך זה קרה?

רובנו נוטים להתלונן שהזמן חומק לנו מבין האצבעות, אבל לא תמיד מצליחים לענות על השאלה מה עשינו איתו.

בדיוק בגלל זה, לפני שאתם מתחילים לנהל את הזמן, כדאי שתפתחו את היומן הפיזי או את הגוגל קלנדר ותבדקו איך נראה יום ממוצע שלכם.

ייתכן שבין כל הפגישות והמשימות הייתה גם ארוחת צוהריים או שעה שהוקדשה לטלפונים, אבל האם הן מופיעות ביומן או שדחקתם אותן בין לבין?

תרגיל ניהול זמן ידוע מציע להקדיש שבוע אחד להתבוננות. המטרה היא לשים לב לכל הפעילויות העיקריות שאתם מבצעים לאורך היום, ולהקפיד לנהל רשימה שלהן לצד חישוב הזמן שאתם מקדישים לכל אחת מהן.

תוכלו לעשות את זה גם בכל הנוגע לעסק שלכם. צרו קובץ חדש שיכלול לו"ז מפורט ככל האפשר, שמתבסס על סדר היום שלכם אבל לא מדלג על אף משימה.

כך תוכלו להבין מה אתם עושים וגם כמה זמן זה לוקח, וייתכן שתבינו שישנן מטלות שוליות שגוזלות מכם יותר מדי משאבים.

בפעם הבאה שתצרו לעצמכם לו"ז יומי, הוסיפו בו את כל המטלות הקטנות שלוקחות רבע שעה או עשר דקות.

כך תקטינו את הסיכוי שתשכחו משיחת הטלפון ההיא או מהמכתב שרציתם למסור ותהיו ערוכים למצב שבו אחת מהמשימות תצטרך להשתבץ ביום אחר.

בשלב הבא, בדקו מחדש את ערוצי התקשורת שלכם

ניהול זמן בעבודה מחייב לשים לב לאינטראקציה שלכם עם אחרים. שיחות ופגישות עבודה הן אולי חלק בלתי נפרד מהיום שלכם, אבל אולי ניתן להתייעל לגביהן?

אלה כמה מהשאלות שתוכלו לשאול בהקשר הזה:

האם הפגישה האחרונה שקיימתי הועילה לי? ומה עם זו שלפניה?

ככלל, האם ניתן להפחית בכמות הפגישות שאנחנו מקיימים או באורך שלהן?

האם ישנם מצבים בהם ניתן לצמצם את ההרכב של שיחת זום רבת משתתפים?

האם ישנם מקרים שמאפשרים להמיר שיחה או פגישה להתכתבות במייל?

היפרדו לשלום ממסיחי הקשב (או לפחות הוציאו אותם להפסקה מדי פעם)

אתם מסיימים שיחת עבודה, אלא שבדיוק באותו רגע מתקבל שטף הודעות בקבוצת החברים בוואטסאפ.

אחת מההודעות כוללת קישור לסרטון מצחיק בפייסבוק, ומפה לשם – אתם מרימים את הראש ומגלים שעבר חצי יום.

בעלי עסקים לא תמיד מצליחים להפריד בין העולם האישי למקצועי, בייחוד כשהטלפון שלהם נמצא כל הזמן בהישג יד.

אבל במקרים מסוימים כדאי להניח את המכשיר בצד, להעביר אותו למצב טיסה או לפחות למצב שקט, ולקבוע עם עצמכם שעה שמהלכה תימנעו מכל מה שלא קשור לפרויקט הבא.

אל תתעקשו לעשות הכול לבד

אחד הקשיים הגדולים של בעלי עסקים רבים הוא הקושי לשחרר מהצורך לעשות הכול בעצמם ולהתחיל להאציל סמכויות.

ייתכן שכדאי להעביר חלק מהמשימות לאחריות העובדים שלכם או להתחיל לעבוד מול גורמים חיצוניים? אם התשובה חיובית, ייתכן שהסעיף הבא הוא בדיוק עבורכם.

התקדמו למערכות אוטומטיות שיעזרו לכם לשלוט בזמן

אם אתם מרגישים שאתם מבזבזים חלק לא מבוטל מהיום שלכם על מטלות טכניות, אתם לא לבד ובכל זאת, למרות שמטלות כמו הפקת חשבוניות, צירוף לרשימות תפוצה או עדכון כרטיסי לקוח הן חלק בלתי נפרד מההתנהלות העסקית, אין סיבה שלא תנהלו אותן חכם יותר.

במקרה הזה, ובשונה מהסעיף הקודם, אפילו אין צורך שתכשירו אנשי צוות ייעודיים.

מערכות אוטומטיות יכולות להיות הפתרון המדויק שחיפשתם, או לפחות זה שרציתם לחפש אם רק היה לכם את הזמן הנדרש לחיפושים…

אז על מה בעצם מדובר? לקוחות Hyp לדוגמה, יכולים ליהנות מאוטומציה במגוון רחב של תחומים בעזרת מערכת הניהול של EasyCount.

המערכת מאפשרת לכל עסק, בכל תחום ובכל גודל, להתנהל ביעילות בעזרת הפקת חשבוניות דיגיטלית אחרי סליקה שנשלחת ישירות למייל של הלקוח, משלוח אוטומטי של ניירת נדרשת לרואה החשבון ועוד.

כלים ותוכנות שמקדמים אוטומציה הם חובה לכל עסק שמנסה להתייעל סביב ניהול זמן ומשימות.

מדובר בפתרונות טכנולוגיים שיעזרו לכם לשלוט טוב יותר בתהליכים קבועים שמתבצעים בעסק, יפחיתו טעויות אנוש, ישפרו את האינטראקציה מול לקוחות ויאפשרו לכם להתפנות למשימות המורכבות שנמצאות בליבת העסק.

העבירו ללקוחות את המושכות, במקומות המתאימים

כלים נוספים שנמצאו כיעילים במיוחד בכל הנוגע לאוטומציה הם כאלה שמעניקים ללקוחות פתרונות מידיים ללא צורך בהתערבותכם.

שניים מהבולטים ביותר בהקשר הזה הם מערכת לניהול תורים וצ'טבוט.

מערכת ניהול תורים מאפשרת ללקוחות שלכם לקבוע תור באופן עצמאי, בהתאם ללוח הפגישות שאתם בוחרים לפרסם. כדי שתוכלו לצמצם את כמות השיחות הנכנסות ולהימנע מהסחות דעת.

צ'טבוט לעומת זאת, הוא כלי מצוין ללקוחות שמעוניינים במענה מהיר לשאלות נפוצות, כמו גם עבור איסוף פרטים של מי שרוצים שתחזרו אליהם.

עסקים רבים כבר משתמשים בצ'טבוטים בוואטסאפ או בפייסבוק, ואם אתם מוצאים את עצמכם מבזבזים זמן רב על שירות לקוחות ייתכן שמדובר בכיוון שיכול להתאים גם עבור העסק שלכם.

הפחיתו הפתעות

אז נכון, בלת"מים גוזלי זמן עשויים לצוץ בכל עסק, אבל כדי להפחית בכמות שלהם כדאי לתכנן מראש.

בעלי עסקים שנמנעים מתכנון מקדים, מוצאים את עצמם מקדישים לא מעט זמן לכיבוי שריפות ומתקשים לחשוב על מטרות ויעדים חדשים. טבלת ניהול זמן שבועית יכולה להיות פתרון טוב בהקשר הזה.

תהיו אופטימיים, בגדר הסביר

הפרויקט החדש שאתם ממש נרגשים לקבל הוא אמנם מקפצה גדולה לעסק, אבל זו לא סיבה להגדיר לוח זמנים קצר מדי שתתקשו לעמוד בו.

גם אם אתם אופטימיים ומאמינים שזה "קטן עליכם", השתדלו לתת תמיד מרווח לעיכובים בלו"ז כדי להישאר רגועים ולא להישחק.

תאמו ציפיות מול העובדים

חשיבות ניהול זמן צריכה להיות מועברת גם לעובדים, במטרה להבטיח שמועדי מכירות מרכזיים ואילוצי לו"ז שונים יהיו ברורים וידועים להם מראש.

אם העסק נדרש להיערך לקראת עומס ראש השנה למשל, השתדלו להימנע מלעדכן את הצוות ברגע האחרון.

כך תוכלו למנוע עיכובים שהם תוצר של אי הבנת הצרכים שלכם, ותוכלו לשבץ משימות בצורה מאורגנת.

ייתכן מאוד שהעובדים יספקו פתרונות יצירתיים שאולי לא חשבתם עליהם.

וכמובן, אל תוותרו על ניהול הזמן גם מחוץ למשרד

בשורה התחתונה, ניהול זמן נכון הוא הרגל נדרש שניתן לפתח בכל תחום ובכל אזור בחייכם ולכן למרות שאנחנו דוגלים ביצירת הפרדה בין הזמן שמוקדש לביזנס לבין זה שקשור לפלז'ר, במקרה של ניהול זמן – הרשו לנו לחרוג מהנהלים.

הקפדה על ניהול זמן נכון בבית ולא רק במשרד, תעזור לכם להתנהל ביעילות גם במטלות היומיומיות המאתגרות שלא בהכרח קשורות לעסק.

הכוונה לאותן המשימות שאתם אולי לא בהכרח נהנים לבצע, כמו מעבר על החשבונות או קביעת ביקורים אצל השיננית לכל בני המשפחה, אבל שהמחשבה עליהן תזלוג לשעות העבודה.

ואגב, ייתכן שבין משימה אחת לאחרת תפגשו מקרוב כמה מהכלים האוטומטיים שהזכרנו, ותיווכחו לגלות שהם חוסכים זמן לא רק לעסקים אלא גם ללקוחות עצמם.