בשנים האחרונות נכנסו לתמונה כלים דיגיטליים חדשים, שמייעלים תהליכים יומיומיים שמתבצעים בעסק ומאפשרים להם להתרחש באופן אוטומטי – ללא צורך בהתערבות אנושית.
אוטומציות עסקיות מיועדות לעזור לעסקים לפעול בצורה יעילה יותר, לשפר את השירות ולהפחית עלויות. כל זה, בעזרת ביצוע אוטומטי של מגוון פעולות גוזלות זמן, שכל בעל עסק מכיר מקרוב.
האם זה אומר שלקוחות של עסקים שמשתמשים באוטומציות כבר לא זוכים לקשר הישיר והאישי שהם רגילים אליו? ממש לא, ואפילו להיפך.
יצירת אוטומציות לא מחייבת עסקים לוותר על הפן האנושי של השירות שהם מציעים, ולעתים היא גם לא מיועדת לעשות את זה.
המטרה העיקרית שלה היא לסייע לעובדים הקיימים, על ידי חיסכון בזמן ובמאמץ שנדרשים מהם בדרך כלל לצורך השלמת משימות בעלות אופי טכני.
מה שאומר שתוכלו להקדיש את מרב המשאבים אל לב העשייה של העסק, ולהציע ללקוחות יחס אישי ובעל ערך אמיתי.
אילו יתרונות עיקריים מציעה אוטומציה לעסקים?
התנהלות יעילה מול מטלות רפטטיביות
מכירים את זה שאתם "רודפים אחרי הזנב" של עצמכם, בניסיון להספיק הכול?
במקום להתמקד במטלות שחוזרות על עצמן כמו הפקת חשבוניות, יצירת כרטיסי לקוח חדשים, צירוף לרשימת לקוחות או מענה על שאלות קבועות, תוכלו להקדיש את מרב תשומת הלב שלכם לעבודה שאכן מחייבת אותה.
הכוונה למשימות מורכבות שדורשות מומחיות אנושית אמיתית, ולעתים נזנחות בשל המורכבות שלהן.
בין אם מדובר בשיחות מכירה אישיות או אפילו במחשבות על הרחבת העסק.
הפחתת שגיאות
רבים מאיתנו עלולים לבצע טעויות דווקא במשימות הטכניות, שדורשות חישוב מדויק או הזנה מייגעת של פרטים רבים.
אוטומציות יכולות לבצע את העבודה הזו עבורכם, ולכן לא רק לחסוך לכם התעסקות אלא גם לשפר ביצועים.
שיפור יחסים עם לקוחות
כאשר משימות מתבצעות באופן אוטומטי, אתם מצליחים לספק תוצרים במהירות רבה יותר ועל ידי כך גורמים ללקוחות להרגיש שאתם מעריכים גם את הזמן שלהם – ומאפשרים להם להיות מרוצים יותר.
איסוף נתונים כבסיס לקבלת החלטות
עסקים הופכים עם הזמן למאגרי מידע נרחבים, שלא תמיד מנוצלים בצורה המיטבית.
אוטומציה יכולה לעזור לעסקים לאסוף, לאחסן ולנתח נתונים עסקיים באופן יעיל יותר, במטרה לספק תובנות חשובות שנדרשות לצורך קבלת החלטות.
בואו נדבר תכל'ס, מהם השימושים העיקריים של בעלי עסקים באוטומציות?
אז הבנו שבעזרת מערכת ליצירת אוטומציות ניתן לחסוך זמן ולהפחית התעסקות במשימות טכניות, אבל איך זה בא לידי ביטוי בפועל?
אלה כמה מהשימושים הנפוצים ביותר שיכולים להיות רלוונטיים גם עבורכם:
אוטומציות של הנהלת חשבונות
אנחנו מדברים כמובן על חשבוניות דיגיטליות, שהצליחו לשדרג ולייעל את כל הנושא של הפקת חשבוניות, קבלות והצעות מחיר, לצד שליחה אוטומטית של מסמכים שהטיפול בהם גזל מאיתנו בעבר זמן יקר.
הוצאת חשבוניות דיגיטליות היא לא רק נוחה, פשוטה וידידותית יותר לסביבה, אלא גם עוזרת לכם לעשות סדר בעסק בקלות וללא מאמץ:
מול לקוחות – תוכלו להגדיר הפקת חשבוניות דיגיטליות באופן אוטומטי, בכל פעם שיתבצע תשלום בדף המכירה שלכם.
כך שגם אם לקוח החליט לבצע רכישה של מוצר בחנות הדיגיטלית שלכם בשעת לילה מאוחרת, החשבונית תישלח אליו למייל מיד בתום הקנייה.
מול רואה החשבון – תוכלו לוותר על העברת המעטפות עם נתוני ההכנסות שלכם בכל חודש, ולקבוע במקום זאת שיישלחו אל רואה החשבון חשבוניות מס דיגיטליות במייל.
מעבר להתנהלות נוחה יותר, חשבוניות דיגיטליות מאפשרות לבעלי העסקים לדעת שכל מסמך מגובה באופן מקוון, כך שקל למצוא אותו במידת הצורך.
אוטומציות של תהליכים מהסוג שהזכרנו יכולות להתאים לעסק בכל שלב, כך שניתן ליצור חשבוניות דיגיטליות לעוסק פטור, מורשה או חברה בע"מ.
לקוחות HYP יכולים לשלוט בכל מה שקורה בעסק שלהם עם מערכת הניהול החכמה של EasyCount, שמאפשרת לנהל הוצאות, מלאים ולקוחות, להפיק חשבוניות, להתחבר לחנויות ולסלוק אשראי – במקום אחד.
אוטומציות שיווקיות
מערכת לניהול אוטומציות יכולה לעזור לכם לעשות סדר בכל הקשור לפעולות שיווקיות נפוצות, כמו למשל שליחת מיילים למצטרפים חדשים למועדון הלקוחות, ניהול לידים, תזמון פוסטים במדיה החברתית, ניתוח ביצועי קמפיינים, איסוף נתוני לקוחות ואפילו הקמת אוטומציות לשיווק בלינקדאין.
שימוש בצ'טבוטים
במציאות שבה שירות הלקוחות עבר לפייסבוק ולוואטסאפ, לקוחות רבים התרגלו להיעזר בצ'טבוטים בכל פעם שהם פונים אל בתי עסק.
הם מצפים למענה מהיר, אפקטיבי ויעיל לכל שאלה, ולא מעוניינים "להתייבש" בהמתנה לנציגי שירות שלא תמיד זמינים לספק תשובות מידיות.
צ'טבוט יכול לתמוך במענה האנושי של העסק שלכם, לספק שירות לקוחות מסביב לשעון, לענות על שאלות נפוצות ולאסוף פרטים של פונים – כדי שלא תפספסו אף לקוח ותוכלו לספק מענה לנושאים קבועים שעולים פעם אחר פעם.
אוטומציות של ניהול תורים
מערכת ניהול אוטומציות יכולה להתגלות כשימושית במיוחד בכל הנוגע לקביעת תורים, שהיא תהליך שמטבעו גוזל זמן רב מבעלי עסקים.
מערכת ניהול היומן של Plannie למשל, מאפשרת לבעלי עסקים לבנות פרופיל עסקי וליצור חלונות זמן פנויים במהלכם הם זמינים לקבל לקוחות.
איך זה עובד? כל בעל עסק שמצטרף ל-Plannie מקבל קישור, אותו הוא יוכל להעביר ללקוחות שמעוניינים לקבוע תור.
לחיצה על הקישור תאפשר ללקוחות להיחשף למועדים הפנויים ביומן, במטרה לקבוע תור באופן עצמאי מבלי להמתין על הקו וכדי למנוע ביטולים של הרגע האחרון, כל לקוח יקבל תזכורת במסרון ביום התור שלו.
Plannie מסתנכרן גם עם יומנים חיצוניים, מציע אפשרות ליצירת רשימת המתנה ומאפשר לשלוח התראות ללקוחות ממתינים במקרה שלקוח קיים ביטול תור ולכן בעלי עסקים שבילו זמן רב מהיום שלהם בקביעה, עדכון וביטול תורים, יכולים להתחיל להתנהל בצורה חכמה ומשודרגת יותר.
ניהול קשרי לקוחות
לקוחות מעריכים יחס אישי. הם נהנים לבצע רכישות מעסקים שמתייחסים אליהם בהתאם, משיבים לשאלות וחוזרים אליהם עם מידע נדרש.
מערכת שאוספת פרטים ומנהלת מעקב אחרי תהליכים שמתנהלים מול לקוחות, יכולה לשפר משמעותית את המכירות, לפתור בעיות ולהעניק ללקוחות תחושה ש"רואים" אותם.
כך למשל תוכלו לתזמן משלוח סקר שביעות רצון ללקוחות שקיבלו מכם שירות, להקפיץ לעצמכם תזכורות בנוגע ללקוחות שצריך לחזור אליהם ועוד.
מסחר וניהול מלאים
עיבוד הזמנות והחזרים, ניהול ומעקב אחר מלאים ותהליכים שקשורים לשילוח, יכולים להשתדרג ולהשתפר בעזרת אוטומציות שיעזרו לכם להישאר עם האצבע על הדופק.
התנהלות מול עובדים
אוטומציות יכולות לסייע לעסקים בכל הנוגע למשימות שקשורות לקליטת עובדים, מעקב אחר ביצועים של עובדים, שיבוץ עובדים למשמרות, נושאי שכר וכדומה.
האם אוטומציות מתאימות גם לעסקים קטנים?
שילוב אוטומציות בעסק לא מחייב אתכם לשנות לחלוטין את אופי ההתנהלות היומיומית.
המטרה לבחור ולשלב רק את הפתרונות הדיגיטליים המתאימים ביותר עבורכם, בהתבסס על הצרכים הייחודיים של העסק.
בתור עסק קטן, אתם לא בהכרח זקוקים לכל הפתרונות שמנינו, אבל ייתכן שתגלו שיישום של מספר כלים בודדים יכול לשדרג באופן משמעותי את העבודה שלכם.
למעשה, דווקא עסקים קטנים ובינוניים, שמאופיינים בכמות עובדים מצומצמת שכל אחד מהם אחראי על ביצוע מגוון פעולות, יכולים להרוויח מהיכולת להקל ולייעל תהליכים היכן שניתן.
בשונה מרשתות גדולות שבהן ניתן להוסיף תקנים ולבצע התאמות במידת הצורך, במקרה של עסק קטן – עומס וחוסר יעילות יכולים להתבטא בפספוס הזדמנויות ואיבוד לקוחות. לא חבל?
בואו נדגים איך זה עובד
דפנה היא בעלת מספרה, שמציעה שירות (החלקת שיער) לצד מוצרים משלימים (מארזי טיפוח לשמירה על שיער חלק, שכוללים שמפו ומסיכה).
דפנה מקבלת מדי יום שיחות רבות של מתעניינות שרוצות לתאם תורים חדשים, שמגיעות אליה בזמן שהיא עובדת עם לקוחות.
מאחר שלא תמיד היא מספיקה לענות לכל הפונות, היא עלולה לפספס חלק מהשיחות ולאבד לקוחות.
דפנה יכולה להיעזר באוטומציות כדי לבצע מגוון רחב של פעולות, ולהפסיק לבזבז זמן יקר לאורך יום העבודה.
אלה כמה מהדוגמאות הבולטות:
ניהול תורים – הלקוחות הקבועות של דפנה, שמגיעות אליה פעם בכמה חודשים, מבצעות את אותו הטיפול פעם אחר פעם ובדרך כלל מתקשרות רק כדי לתאם תור חדש או להזיז תור קיים.
לקוחות כאלה לא זקוקות למידע נוסף, ולכן יכולות לקבוע את התור באופן עצמאי, באמצעות מערכת ניהול תורים.
דפנה תוכל להזין במערכת את חלונות הזמנים הפנויים, ולאפשר להן לקבוע תור, להזיז אותו או לבטל אותו בהתאם לצורך.
המערכת תשלח לכל לקוחה אישור על קביעת התור, כמו גם תזכורת לקראת המועד עצמו.
צ'טבוט – מתעניינות רבות שטרם ביצעו החלקת שיער, פונות אל דפנה לצורך קבלת מענה לשאלות שונות.
חלק מהשאלות הללו חוזרות על עצמן פעם אחר פעם, ולכן ניתן לספק להן מענה נוח באמצעות צ'טבוט שיוצג בוואטסאפ העסקי של דפנה.
הצ'טבוט יכול גם לאסוף עבורה מספרי טלפון ופרטים אישיים של מי שרוצה שיחזרו אליה באופן אישי.
רכישת מוצרים – עסקים קטנים שרוצים למכור מוצרים אונליין, נרתעים לעתים מהמורכבות שבהקמת חנות דיגיטלית. אם גם אתם רוצים לפשט את העניינים, תדעו שאפשר גם אחרת.
כדי לייעל את תהליכי רכישת המארזים שלה (וגם להשתמש באוטומציות על הדרך), דפנה יכולה לבנות דף נחיתה עם כל מה שחשוב לדעת לגבי מארזי הטיפוח, ודף תשלום שיקושר אליו.
לקוחות שישלמו בעבור המארז, יקבלו באופן אוטומטי קבלה דיגיטלית; לקוחות שיתחילו את התהליך וייצאו באמצע, יקבלו כעבור מספר שעות מייל תזכורת שכולל הצעה להשאיר פרטים כדי לבצע את העסקה באופן טלפוני.
לסיכום
עסקים שמשתמשים באוטומציות יכולים לספק ללקוחות ולספקים שלהם מענה מהיר, אפקטיבי ויעיל.
במילים אחרות, הם חוסכים זמן לא רק לעצמם, אלא גם לגורמי העבודה ולאנשים שרוכשים מהם מוצרים ושירותים.
אז אם גם אתם רוצים לשדר תדמית מקצועית, לשפר את הזמינות, להשיב לכל שאלה ולהעביר את הניירת למקום הנכון ובזמן הנכון, אוטומציות הן בדיוק הפתרון שחיפשתם.
בהצלחה 😊
