לא מעט אני נשאלת מה זה התאמות כרטיסי אשראי ולמה אנחנו צריכים את זה. בנוסף, אני נתקלת בבתי עסק שמבזבזים שעות עבודה רבות כדי להבין למה לא כל הכספים שהם שידרו התקבלו בחשבון הבנק שלהם.
אז אני כאן כדי לעשות לכם סדר בנושא.
נעים מאוד! אני מיטל שניר, מנהלת מוצר בחברת Hyp, ונמצאת בתחום התאמות אשראי מזה 15 שנים.
אם אי פעם מצאתם את עצמכם מבולבלים מכך שהסכום שהתקבל בחשבון הבנק שלכם לא זהה לסכום העסקאות שהתבצעו בעסק, או נאלצתם להתמודד עם ביטולי עסקה והכחשות עסקה לא מוסברות, המאמר הזה בדיוק בשבילכם.
התאמות אשראי הן תהליך בקרה חיוני לכל עסק שמשתמש בכרטיסי אשראי לצורך קבלת תשלומים. מדובר בהשוואת נתוני העסקאות שנרשמו בקופה (לאחר תהליך סליקת אשראי) לעומת הנתונים ששודרו לחברות האשראי, במטרה להבטיח שהסכומים ששודרו תואמים לאלה שהתקבלו בפועל בחשבון הבנק של העסק.
הגידול בהיקף הפעולות בכרטיס אשראי וסליקת אשראי, ריבוי סוגי הכרטיסים, עסקאות, מועדונים, ביטולי עסקה והכחשות עסקה, כל אלו מחזקים את הצורך בשליטה ובקרה על הנתונים השונים. לשם כך נועדה מערכת התאמות כרטיסי אשראי.
מערכת התאמות אשראי מבית Hyp מיועדת לכלל העסקים שמעוניינים בבקרה מלאה על התנהלות כרטיסי האשראי. המערכת מספקת קונטרול התאמות אשראי ובקרה מלאה מקצה לקצה, מרגע רישום העסקה בספרי הלקוח (התאמות קופה) ועד לקבלת הכסף בחשבון הבנק (התאמות זיכויים).
מערכת ההתאמות של Hyp מאפשרת קליטה של נתוני הקבלות עליהם מתבססים הרישומים בבית העסק, ומשווה אותם לנתונים ששודרו לחברת שב"א.
התאמת כרטיסי אשראי נעשית ברמת עסקה בודדת ומאפשרת לאתר בצורה מהירה טעויות ואי דיוקים ברישומי הספרים. המערכת מסייעת גם באיתור תקלות במסוף הסליקה בצורה כמעט מידית, כך שניתן לתקן בעיות במהירות.
כדי להשלים את תהליך ההתאמה, מערכת התאמות אשראי מאפשרת בקרה ומעקב אחרי העסקאות ששודרו לשב"א והשוואה לנתונים שהגיעו בפועל מחברות האשראי.
תהליך זה חשוב כיוון שאנו רוצים לדעת שהסכום ששידרנו לחברת האשראי, לצורך גביית כספים מלקוחות הקצה, התקבל במלואו. בחלק ניכר מהפעמים הסכום אינו זהה, והמערכת מאפשרת להבין במהירות מהן העסקאות שיצרו את הפער, כך שיהיה ניתן לפעול בהתאם.
הכחשת עסקה – לקוח יכול להבין שחויב תקופה לאחר החיוב, ואז לפנות ישירות לחברת האשראי ולהתחיל תהליך הכחשת עסקה.
ביטולי הוראות קבע – אנו מזהים מקרים אלו מיד לאחר השידור החודשי של העסקאות (בילינג).
עסקאות לא משודרות – מצב שבו עסקה נרשמת בקופה, אך בפועל אינה משודרת לשב"א, ולכן הכסף לא מתקבל מחברות האשראי.
מערכת התאמות כרטיסי אשראי יודעת למשוך את נתוני השידורים מכלל ערוצי התשלום – פיזי או אונליין, ובמקביל להשלים את משיכת הנתונים מחברות האשראי והניכיון לצורך השלמת הבקרה.
אנו מבינים את הצורך בקבלת מידע בצורה סדירה, לכן הנתונים הנטענים למערכת הינם נתונים יומיים, כך שהמידע תמיד עדכני ומאפשר קבלת החלטות בזמן אמת.
בנוסף, עם המסופים של Hyp, מתקבל ערך מוסף על ידי הצגה של שדות אינפומטים (כמו מספר הזמנה, מספר לקוח וסוג ענף ביטוחי) שיעזרו לכם לאתר את לקוח הקצה ולהתחיל טיפול מידי מולו.
חשוב לזכור כי Hyp היא חברת התאמות בפני עצמה, ולא תלויה באף גורם חיצוני.
בנוסף לבקרת ההתאמות, המערכת כוללת גם את הדוחות והכלים הבאים:
✓ בקרת עמלות וריבית ניכיון – מעקב אחרי העמלות שנגבות בפועל על ידי חברות האשראי והניכיון, בקרה זו מתחילה מהרמה המסכמת ועד לרמת השובר.
✓ מכתבי הכחשה – הצגת מכתבי ההכחשה שמגיעים מחברות האשראי, על מנת לאפשר תחילת טיפול מידי ולמנוע את ההכחשה בפועל.
✓ חשבוניות נייר ופקודות יומן – מערכת ההתאמות כוללת ממשק ניהול פקודות יומן אוטומטי, אשר מחליף את הטיפול הידני בחשבוניות הנייר של חברות האשראי, ומשמש ככלי נוסף לסיוע בניהול הכספי השוטף בבית העסק.
המערכת מתממשקת לרוב תוכנות הנהלת חשבונות הקיימות בשוק, ביניהן חשבשבת, פריורטי, SAP, SBO, תפנית ועוד.
לסיכום, מערכת התאמות כרטיסי אשראי של חברת Hyp היא כלי חזק בעל יכולות רבות להקלת תהליך הבקרה וניהול התשלומים בכרטיסי אשראי. המערכת מספקת נגישות למידע חשוב בצורה פשוטה, ידידותית ומסודרת עבור השלמת הבקרה, וכך עוזרת לעסקים לשמור על תזרים מזומנים תקין ומנוהל היטב.
