נעים להפיק: חשבונית המס שלכם
בסעיפים הבאים נדבר בעיקר על חשבונית מס, שהיא מסמך שככל הנראה כבר פגשתם. כבעלי עסק אתם חייבים לדעת לא רק למה מוציאים חשבונית מס, אלא איך עושים את זה נכון, וגם מה זה חשבונית מס קבלה ומתי משתמשים בה. אבל בואו נתחיל מהבסיס.
מה זה חשבונית מס?
חשבונית מס היא מסמך שמופק על ידי עוסק מורשה או חברה בע"מ. הפקת חשבונית מס נדרשת בהתאם למועד החיוב במס, ובמקרים רבים נעשית במקום חשבונית עסקה, ללא קשר לאופן קבלת התשלום — תשלום אונליין, תשלום דרך קופה ממוחשבת או קופה רושמת, סליקה מהנייד או קבלת תשלום מהנייד. לכן, אם אתם נמנים עם העסקים שחייבים להנפיק חשבוניות מס, כנראה שתעשו את זה לעתים קרובות.
על בסיס המידע המופיע בחשבונית מועבר הדיווח לרשויות המס, בדגש על מס הכנסה ומע"מ. לקוחות עסקיים זקוקים לחשבוניות מס כדי לקבל החזר בעבור הוצאות.
האם עוסק פטור מוציא חשבונית מס?
חשבונית מס היא מסמך שרק עוסקים מורשים או חברות בע"מ רשאים להנפיק. עוסק פטור אינו נדרש או רשאי להוציא חשבונית מס, משום שהוא אינו חייב במע"מ על עסקאותיו. עם זאת, עוסק פטור יכול להפיק חשבונית עסקה, ורבים עושים זאת כדרך להציג פירוט עסקה או דרישת תשלום ללקוחות. יחד עם זאת, בשונה מחשבונית מס, חשבונית עסקה של עוסק פטור אינה מקנה ללקוח זכות לניכוי מע״מ.
למי מפיקים חשבונית?
הוצאת חשבונית מס נדרשת אצל עוסק מורשה (כולל חברות בע"מ), ובכל עסקה שבה הלקוח דורש זאת – במיוחד אם מדובר בלקוח שהוא גם עוסק מורשה המעוניין לנכות מס תשומות. מכאן, שגם אם מדובר בטמבוריה שעל יד הבית שלכם וגם אם בחברה גדולה כמו איקאה, חשבונית מס הופכת לחלק בלתי נפרד מההתנהלות היומיומית.
אם הלקוח אינו דורש חשבונית מס, עוסק מורשה יכול להנפיק חשבונית עסקה במקום – היא חוקית, אך אינה מאפשרת ללקוח לנכות מע"מ.
במקרה של לקוחות עסקיים המעוניינים להתקזז על המע"מ, יש להוציא את החשבונית על שם בית העסק ולהוסיף את כל פרטי העסק הנדרשים. כל טעות תקשה על העסק לבצע קיזוז, ולכן כדאי לבצע בדיקת חשבונית מס ולעבור על הנתונים טרם ההפקה.
מועד הוצאת חשבונית מס – מה חשוב לדעת
מועד ההפקה של חשבונית מס הוא נושא מהותי שחשוב להתעכב עליו, מכיוון שהוא משפיע על הזמן בו תידרשו להעביר את המע"מ הלאה. נבדיל בין שני המצבים בהקשר הזה:
1. העסקה הושלמה אך התשלום טרם הועבר – הפקתם חשבונית מס מיד עם סיום הפרויקט אך התשלום מתעכב, או שתנאי התשלום הם בשיטת שוטף פלוס. במצב כזה תידרשו לשלם את המע"מ אפילו אם טרם קיבלתם את הכסף מהלקוח.
במקרים מסוימים, ניתן לדון בתנאי התשלום מראש או להגיע להסכמה על העברת חשבונית עם קבלת התשלום בפועל, בכפוף להוראות הדין ולסוג העסקה. אם אינכם בטוחים בנוגע לאופן הפעולה המתאים עבורכם, חשוב להתייעץ עם המייצג שלכם מול רשויות המס.
2. העסקה הושלמה והתשלום הועבר – "נניח שכבר קיבלתי את הכסף, אז מתי להוציא חשבונית מס לכל המאוחר?"
התשובה לשאלה תלויה במספר מאפיינים, בהם סוג העסקה וסיווג העסק. ככלל, יש להפיק חשבונית מס בהתאם למועד החיוב במס, אשר נקבע לפי הוראות חוק מע״מ. ברוב המקרים, מועד החיוב הוא מועד אספקת השירות או המוצר, או מועד קבלת התשלום – לפי המוקדם מביניהם.
בהתאם לכך, קיימת לרוב מסגרת זמן להפקת חשבונית מס לאחר מועד החיוב, אולם מסגרת זו אינה אחידה לכל סוגי העסקאות, וקיימים חריגים והסדרים ייחודיים לעסקאות מסוימות. לכן, כאשר קיימת אי־ודאות לגבי מועד ההפקה הנכון, מומלץ להיוועץ ביועץ מס או רואה חשבון.
מה המשמעות של אי הנפקת חשבונית מס?
עסקים שנדרשים להפיק חשבונית מס אך אינם עושים זאת, עוברים עבירה על חוקי מע"מ ועשויים להסתבך בקנסות ואפילו בהליך פלילי. בנוסף, היות ולקוחות מצפים לקבל חשבונית מס, עסק שלא פועל כשורה עשוי לפגוע באמינותו.
אתם שואלים – אנחנו מבדילים
עולם החשבוניות כולל לא מעט מושגים ומסמכים שנשמעים דומים, אך יש ביניהם הבדלים מהותיים. כדי לעשות סדר, נפרט את ההבדלים בין סוגי החשבוניות והמסמכים הנפוצים.
מה ההבדל בין חשבונית עסקה לחשבונית מס?
חשבונית עסקה (או "חשבון עסקה") היא למעשה דרישת תשלום. מדובר במסמך שאתם יכולים להוציא עם סיום העבודה, על מנת לעדכן את הלקוח בנוגע לסכום שעליו לשלם.
בשונה מחשבונית מס, כל עוסק רשאי להוציא חשבונית עסקה, אך ההקפדה על כך משתנה לפי סוג העוסק. עוסק פטור אינו מחויב להוציא חשבונית עסקה, ויכול לבחור אם להוציא או לא, בהתאם לנוחותו ולמדיניות העסקית שלו. עוסק מורשה, לעומתו, שמחליט שלא להוציא חשבונית עסקה מחויב להפיק חשבונית מס במקום.
מה ההבדל בין חשבונית מס לקבלה?
מתלבטים האם להנפיק חשבונית מס או קבלה? הוצאת חשבונית אינה מחליפה הוצאת קבלה – מסמך שנדרש להנפיק מיד עם קבלת התשלום, בין אם הוא בוצע דרך קופה, ובין אם נמכר דרך חנות אונליין באמצעות מערכת סליקה.
כל בעל עסק מחויב להוציא קבלות, כולל עוסק פטור. עוסק מורשה או חברה בע"מ נדרשים להנפיק את שני המסמכים.
מה ההבדל בין חשבונית מס לחשבונית מס קבלה?
חשבונית מס קבלה היא מסמך אחד הכולל גם את הנתונים של החשבונית וגם אישור קבלת תשלום עבור עסקה ספציפית (בלי צורך להפיק קבלה נפרדת).
האם יש עדיפות להוצאת חשבונית מס או חשבונית מס קבלה?
חשבונית מס חוסכת את הצורך להוציא שני מסמכים נפרדים, אך היא מתאימה רק כאשר התשלום כבר הועבר ויש תאימות בין שני הסכומים.
איך מבטלים חשבונית מס?
חשבונית מס תקינה צריכה לכלול את כל פרטי העסקה. אבל מה קורה אם העסקה לא בוצעה בסופו של דבר או אם נעשתה טעות במידע שהוזן?
– אם נדרש ביטול חשבונית מס שטרם הועברה ללקוח, יש לציין על גבי החשבונית שהיא מבוטלת, ולהעבירה להמשך תהליך מול המייצג יחד עם שאר הניירת.
– אם החשבונית נמסרה ללקוח אך עדיין לא דווחה למע"מ, קיימות מספר דרכי ביטול – מומלץ להתייעץ עם המייצג לגבי האפשרות המתאימה עבורכם.
– במקרה של חשבונית שכבר דווחה, יש להוציא חשבונית זיכוי. הדבר נכון גם בחשבונית מס דיגיטלית, כולל עסקאות שבוצעו דרך קופות לעסק או מערכות תשלום אונליין.
מונחים נוספים שכדאי להכיר:
חשבונית מס מקור – העותק הראשון והמקורי של החשבונית שהוצאתם. עותקים נוספים יסומנו כ"העתק".
חשבונית מס עצמית – חשבונית מס שבעל עסק יכול להוציא לשימוש עצמי, אם הוא ביצע רכישה ממוכר שלא מורשה להפיק חשבונית. גם חשבונית כזו רשאי להנפיק רק עוסק מורשה או חברה בע"מ ובכפוף לתנאים שנקבעו בדין.
*כדאי להתייעץ עם המייצג טרם הנפקת חשבונית מס עצמית, כדי להימנע מטעויות.
וכמה מילים על מס הכנסה, חשבונית ישראל ומה שביניהם
מודל הקצאת חשבוניות ישראל נועד להילחם בתופעת חשבוניות המס הפיקטיביות, על ידי מתן היכולת להזדכות על מע"מ רק בהצגת חשבונית בעלת מספר הקצאה של רשות המיסים. תהליך ההקצאה מיועד רק לחשבוניות מסכום מסוים, שצפוי לרדת באופן הדרגתי משנה לשנה. לכן, בין אם אתם מבקשים לנכות מע״מ על הוצאות ובין אם אתם נדרשים להוציא חשבונית מס הכוללת מספר הקצאה – מדובר בתהליך שחשוב להכיר.
בתחילת התהליך, מספר ההקצאה נדרש רק בהוצאת חשבונית מס מעל 25,000 ₪. נכון לשנת 2025, התקרה המעודכנת עמדה על 20,000 ₪, וכיום החובה חלה על חשבוניות מס בסכום של 10,000 ₪. החל מה-1 ביוני 2026 החובה תחול גם על חשבוניות בסכום של 5,000 ₪. כלומר, יותר ויותר עסקים יידרשו להכיר את הכללים ולהיערך לכך בהתאם.
בקשה למספר הקצאה לחשבונית מס מתבצעת דרך חיבור אל האזור האישי במס הכנסה, תחת הקטגוריה "חשבוניות ישראל". בהמשך המדריך נפרט בהרחבה על אופן ההרשמה, תהליך ההקצאה והמשמעות בפועל של מספר ההקצאה בחשבוניות דיגיטליות.
חשבונית מס לדוגמא
חשבוניות מס צריכות לכלול את כל המידע הנדרש על פי הוראות מע"מ ומס הכנסה: מספר סידורי, תאריך הוצאה, פרטי העסק, פרטי הלקוח, פירוט בנוגע לעסקה ולכמויות, והסכום לתשלום (בהוספת מע"מ בנפרד).
אם התשלום לא מתבצע מיידית ניתן להוסיף את תנאי התשלום ואת הפרטים הנדרשים לצורך ההעברה, וכן, אם יש פריסה לתשלומים – לציין זאת.
עם זאת, בתי עסק שונים עשויים להזדקק להנחיות ייעודיות בהתאם לסוג העסק, תנאי התשלום ומאפיינים נוספים. מסיבה זו, דוגמה סטנדרטית של חשבונית מס לא בהכרח תכלול את כל הפרטים שאתם צריכים לדעת.
כדי להימנע מטעויות, היוועצו תחילה עם המייצג שלכם לצורך קבלת הנחיות מלאות.
חשבונית מס ירוקה
עד לכניסתן לשימוש של חשבוניות דיגיטליות, בעלי עסקים נאלצו להוציא חשבוניות ידנית באמצעות פנקסים. מדובר בתהליך שכלל מילוי ידני, שליחה פיזית והתנהלות ממושכת מול הלקוח ורואה החשבון.
כיום, באמצעות תוכנה להפקת חשבוניות דיגיטליות, אפשר לחסוך זמן, להימנע מטעויות ולהתנהל בקלות וביעילות, בין אם אתם עסק קטן או חברה גדולה.
מהם היתרונות של חשבונית מס דיגיטלית? טוב ששאלתם. מערכת חשבוניות דיגיטליות נועדה לפשט, לקצר ולייעל את תהליכי יצירת המסמכים. תוכנת חשבוניות מקוונת מאפשרת לעצב כל מסמך בהתאם להעדפתכם, להזין את פרטי העסק באופן מסודר וליצור רושם מקצועי בקלות וללא מאמץ.
תוכלו לשמור פרטי לקוחות חוזרים, להיעזר בפורמט קבוע עבור סוגי מסמכים שונים, לשכפל מסמכים שכבר יצרתם, לייצר חשבוניות מס וקבלות מתוך הצעות מחיר ועוד.
אחרי שמסיימים ליצור חשבונית חדשה, מוותרים על ביקור בסניף הדואר ושולחים אותה ללקוחות ישירות אל כתובת המייל או הוואטסאפ. בנוסף, אם עדיין לא קיבלתם את התשלום, ניתן לצרף לינק לתשלום, כך שהלקוח יוכל לבצע תשלום מקוון בקלות ובמהירות.
זה המקום להזכיר את המובן מאליו: הפקת חשבונית מס רחוקה מלהיות המטלה היחידה שלכם. בדיוק בגלל זה, כדאי להצטרף אל שירותי הפקת חשבוניות שעושים הרבה יותר.
עם שירותי החשבונית המקוונת של Hyp תוכלו לבחור מסלול בהתאמה למאפייני בית העסק שלכם, וליהנות ממערכת לניהול מלאי והוצאות, חיבור לפייפאל להפקת מסמכים אוטומטית בכל עסקה שמתבצעת דרך פייפאל, ואפילו אפשרות להוסיף כפתורי תשלום של ביט, Apple Pay ו Google Pay.
אגב, אנחנו לא אוהבים להתרברב, אבל יש לנו גם אפליקציה סופר מתקדמת ונוחה לשימוש, שמאפשרת לצפות בחשבוניות, לקבל תשלומים מלקוחות ולהיות "על זה" בנוגע לכל מה שקורה בעסק.
ואם העסק כולל גם פעילות פיזית? מעבר לפתרונות סליקה מקוונים, Hyp מציעה מגוון פתרונות תשלום לעסקים עם קהל במקום – החל מקופה ממוחשבת, דרך עמדת תשלום עצמי ועד מסוף אשראי נייד, הכול בהתאמה לעסק שלכם.
חשבונית דיגיטלית מס הכנסה ורשות המיסים
בהמשך לאמור לעיל, חשבוניות דיגיטליות ומודל "חשבוניות ישראל" פועלים תחת פיקוח והסדרה של רשות המיסים. חשבוניות דיגיטליות כוללות סימון של מסמך ממוחשב, חתימה דיגיטלית של בית העסק ומופקות באמצעות תוכנה אמינה ומאושרת.
עם כניסתה לתוקף של הרפורמה בתחום החשבוניות, יש להוסיף מספר הקצאה ייעודי בכל חשבונית שעומדת בתנאי הסף הרלוונטיים. על כך נפרט בסעיף הבא.
בקשה להקצאת חשבונית מס דיגיטלית
במקום להעביר בקשה להקצאת חשבונית מס בכל פעם מחדש, לקוחות Hyp יכולים להירשם לאתר רשות המיסים ולהקצות מספרי חשבוניות באופן אוטומטי.
מתחברים אל החשבון בפורטל, בוחרים ברישום לאתר רשות המסים מהתפריט, נרשמים וחוזרים אל הפורטל. בוחרים באפשרות הרישום פעם נוספת, ומבצעים התחברות – זה הכול!
על גבי כל חשבונית מס שתפיקו מרגע זה, ותחצה את הסכום המינימלי הנדרש, יופיעו שני מספרים: מספר החשבונית הרגיל ומספר ההקצאה של רשות המסים. עסקים נדרשים לחדש את ההרשאה אחת לשלושה חודשים, ולכן תקבלו עדכון במייל לקראת המועד הרלוונטי כדי לבצע חיבור מחודש.
כדי להקל על התהליך, הכנו עבורכם מדריך מפורט וידידותי הכולל את המידע הנדרש לביצוע החיבור והפקת מספר ההקצאה.
לסיכום,
כמו שכבר הבנתם, הפקת חשבוניות מס היא בין הפעולות שחברות בע"מ ועסקים מורשים חייבים לבצע על בסיס קבוע. אם אתם רוצים לייעל את העסק, לחסוך זמן ולא מעט דאגות, חשבוניות מס דיגיטליות הן בדיוק מה שהעסק שלכם צריך.
מערכת החשבוניות הדיגיטליות של Hyp כאן כדי לעזור, עם כל הכלים המתקדמים שעסקים באמת צריכים. בואו להכיר מקרוב ולהתנסות בחינם באחד המסלולים שלנו.
