קופה לעסק: מחיר חד פעמי שמגלם השקעה ארוכת טווח

כיזמים ובעלי עסקים, כולנו רוצים להימנע מהוצאות מיותרות ושואפים לשלם כמה שפחות בעבור שירותים פשוטים לכאורה. זו הסיבה שרבים מחפשים קופה לעסק יד 2 במחיר נגיש שלא ישבור את הכיס.

אחרים מעדיפים להסתכל על רכישת קופה לעסק כהשקעה ארוכת טווח. זאת מכיוון שהקופה הזאת, בייחוד כשמדובר בקופה ממוחשבת וחכמה, עשויה לתרום לשיפור ההתנהלות בכמה היבטים חשובים:

שיפור חוויית הלקוח וחיזוק המותג

אם אתם רוצים להבטיח חוויית קנייה פשוטה ככל שניתן ללקוחות, קופות ממוחשבות וחכמות בהחלט יתנו לכם דחיפה קטנה, אך משמעותית, בכיוון הנכון.

קופות חכמות מאפשרות תשלום נוח ומהיר באמצעות מגוון רחב של אמצעי תשלום ובכך משאירות ללקוחות טעם טוב בפה וזיכרון נעים מהביקור בעסק שלכם.

התאמה מיטבית לתשלום במסוף אשראי EMV

ישראל, באיחור אופנתי של כמה שנים אחרי רוב מדינות אירופה וארצות הברית, הצטרפה גם היא למהפכת התשלומים ללא מגע וכיום כל בעלי העסקים שמתנהלים עם תשלומי אשראי נדרשים לעבור למסופוני EMV שנחשבים מאובטחים ביותר וגם מאפשרים תשלום באמצעות ארנקים דיגיטליים וטלפונים חכמים.

זה אומר שגם הקופה הרושמת שלכם חייבת כמובן לעבוד עם התקן הזה ואם תרצו, תוכלו לחבר אליה מסופוני אשראי ניידים ואפילו אפליקציות סליקה לטלפונים ולטאבלטים ש"יסתובבו" בין העובדים שגובים תשלום.

צמצום זמני ההמתנה בתור לתשלום

בהנחה שאתם שואפים שהעסק תמיד יהיה מלא בלקוחות משלמים, סביר להניח שתרצו גם לקצר ככל שניתן את זמן ההמתנה שלהם בתור.

כיום, פתרונות טכנולוגיים שונים מאפשרים לשלב בקופה הרושמת שורה ארוכה של אמצעים לגביית תשלום בכמה עמדות, ובכך מקצרים משמעותית את זמן ההמתנה בזמני ה"פיק".

שיפור השליטה על העסק בכל ההיבטים

קופות ממוחשבות מרכזות נתונים רבים, לא רק על תשלומים, אלא כמעט על כל דבר אחר שחשוב שהמנהלים ידעו.

חלק מהקופות פועלות על מערכות ניהול שיכולות להפיק בלחיצת כפתור דוחות חיוניים על מלאי של סחורה, ספקים, הוצאות, הכנסות ועוד שורה של נתונים שחשוב להכיר.

מעקב אחרי העסק מכל נקודה בעולם

כיום, השימוש בקופות ממוחשבות כולל, בחלק מהמקרים, גם אפליקציות ייעודיות שמאפשרות להבין בדיוק מה קורה בעסק שלכם, גם כשאתם לא נמצאים בו.

אחת הדוגמאות הבולטות לכך היא המערכת של כספיט – טכנולוגיית תשלום, המציעה קופה רושמת לעסק קטן במחיר שכולל תוכנה מבוססת ענן שמאפשרת גישה לנתוני הקופה מכל מקום ובכל זמן.

זו דרך קלה ויעילה להיות תמיד "עם האצבע על הדופק" ולאפשר לעצמכם גם להתרחק לפעמים מהעסק, בידיעה שאתם יודעים בדיוק מה קורה בו כשאתם לא שם.

שיפור חוויית העבודה בעסק

מנהלי חברות סטרטאפ עושים שמיניות באוויר כדי להבטיח שהעובדים שלהם ישמחו להגיע בכל בוקר לעבודה כי הם מבינים שעובדים מרוצים בהכרח יתרמו להצלחת הארגון.

גם בעלי עסקים קטנים בהחלט יכולים לעשות פעולות קטנות וגדולות כדי לשפר את חוויית העבודה ואחת הדרכים הפשוטות לעשות זאת היא בעזרת הכנסת פתרונות סליקה מתקדמים שיהפכו את הפעולה הזאת להרבה יותר מהירה ואינטואיטיבית.

הכשרת עובדים מהירה יותר

אחד הדברים הכי מציקים בקליטת עובד חדש לעסק הוא ההכשרה והחפיפה שנדרש לבצע שוב ושוב ושוב.

בעזרת קופה חכמה וכפועל יוצא של הסעיף הקודם, תוכלו כמובן להפוך גם את התהליך הזה, או לפחות היבטים מסוימים בו, לפשוט וזורם יותר.

קופה לכל סוג עסק

איך יודעים איזו קופה רושמת מתאימה לעסק?

יכול להיות שקופה רושמת עם יכולות בסיסיות תספיק כדי לענות על הצרכים שלכם ויכול להיות שקופה רושמת ניידת וממוחשבת תוכל להפוך לכם את החיים לקלים יותר.

אלו כמה שאלות שכדאי לבחון עם עצמכם כדי לגבש את ההחלטה הנכונה בשבילכם:

1. כמה עמדות לקבלת תשלום יש לכם בעסק והאם הוספת עמדות או הטמעת אמצעי תשלום נוספים ישפרו את היעילות?

כשמדברים על קופה רושמת לעסק, המחיר צריך להיבחן כמו השקעה, אם הוספת קופות ועמדות תשלום תגדיל את התפוקה – זו בהחלט השקעה שכדאי לבחון.

אם אתם לא רואים איך זה ישפיע לטובה, אפשר להסתפק בקופה רושמת במחיר נמוך יותר.

2. איזה נתח מהתשלומים שלכם מתקבל בעמדות התשלום עצמן וכמה מהתשלומים מתקבלים בטלפון או דרך האינטרנט?

כל עסק מתנהל בצורה שונה וייחודית כמובן. עסק שמקבל יותר תשלומים בדיגיטל או בטלפון יעדיף כנראה להשקיע יותר משאבים בשיפור חוויית הגלישה באתר ושירות הלקוחות במוקד.

מנגד, בעבור עסק שמתנהל בעיקר עם תשלומים פיזיים, ייתכן שפתרונות סליקה חדשניים בהחלט יוכלו להועיל.

3. מהו סוג העסק שלכם ואיך אנשים אוהבים לשלם בו?

כן, אנחנו יודעים שזו שאלה מוזרה – אז נסביר בעזרת דוגמאות:

בעסקים בענף האירוח, כמו מסעדות וברים שבהם אנשים רוצים לשלם וללכת כמה שיותר מהר, אפשר לשלב פתרונות תשלום מתקדמים כמו קופות ממוחשבות שמתממשקות עם אפליקציות לטלפונים של המלצרים, או אפילו ברקודים וטכנולוגיות שונות לתשלום מהיר בשולחן, בלי לחכות למלצר.

בחנויות, ניתן להוסיף עמדות לתשלום עצמי או להשתמש באמצעים טכנולוגיים אחרים כדי להגדיל את מספר עמדות התשלום, בהשקעה נמוכה יחסית.

גם נהגי מוניות יכולים כיום לגבות תשלום בעזרת אפליקציה לנייד, וזה נכון כמובן לכל עובד שמסתובב בדרכים כל היום ולא רוצה לסחוב את מכשיר הסליקה.

וכמובן שלצד הדוגמאות האלו, יש עוד כלים נוספים ורבים שיכולים לשרת אתכם מצוין, אם רק תחשבו קצת מחוץ לקופסה.

כמו בכל החלטה עסקית, גם כאן חשוב להיכנס לראש של הלקוחות ולשאול את עצמכם איך להפוך את התהליך הזה לכמה שיותר פשוט ונעים בשבילם.

4. אילו שירותים נוספים תרצו לשלב בקופה?

כבר הבנו שקופה רושמת יכולה לעשות הרבה יותר מלרשום. אם תרצו ותצטרכו, בהחלט ניתן למצוא פתרונות שמשלבים בקופה גם שעוני נוכחות עם טביעות אצבע, מערכת לניהול הזמנות ומשלוחים (בון דיגיטלי) ועוד.

כך תימנעו מלהיעזר בשירותים, מערכות ומכשירים נוספים ותוכלו לצמצם עלויות במידת הצורך.

בנוסף, בין אם אתם מנהלים מועדון לקוחות, מבצעים והנחות ובין אם אתם שואפים לעשות זאת בהמשך, קופה רושמת יכולה לסייע גם בזה.

קופות מסוימות מציעות גם אפשרות לניהול מועדוני לקוחות, צבירת נקודות, הנחות קבועות וניהול כרטיסי Gift Card.

איך לבחור קופה שמתאימה לעסק שלך

קופה לעסק: כל הפתרונות הפופולריים לקבלת תשלומים וסליקת אשראי

אם קראתם הכול עד כאן, אז קודם כל שאפו על הרצינות! במהלך הקריאה, בטח שמתם לב לכל מני פתרונות שהזכרנו על קצה המזלג ויכולים להתאים לקבלת תשלומים בעסק שלכם.

עכשיו זה השלב שבו אנחנו עושים סדר ומרכזים לכם בתמצות את כל הכלים והפתרונות שיכולים להשתלב אצלכם:

קופות ממוחשבות בענן – כיאה לעידן הדיגיטלי, שבו רוב ההתנהלות שלנו בכל הרבדים מתחרשת במרחב הווירטואלי, גם הקופות לעסקים עוברות מהפכה בשנים האחרונות וכיום רוב השירותים המוכרים בתחום מנוהלים על גבי הענן.

בפשטות, זה אומר שלא צריכים לאחסן את המידע על שרתים פרטיים וניתן לגשת אליו בצורה מאובטחת ממכשירים שונים.

עם נותני השירותים הנפוצים ביותר בתחום הזה נמנים "כספית טכנולוגיית תשלום" וכן "קופה רושמת וריפון".

שני נותני השירותים האלו יאפשרו לקופה הפיזית בבית העסק לפעול על מערכת דיגיטלית בענן ובכך להבטיח שהמידע תמיד יהיה מגובה, מאובטח ונגיש מכל מקום.

קופה ניידת ומסופוני אשראי ניידים – הכלים האלו מצטרפים לקופה הראשית שלכם ומאפשרים לחייב לקוחות בכל מקום ובכל זמן.

החיוב עובר באופן מיידי לתוכנה המרכזית שאתם עובדים איתה ומסונכרן עם הקופה הראשית של העסק כמובן.

אפליקציות חיוב לטלפונים חכמים ולטאבלטים – בנוסף למסופונים הניידים או במקומם, תוכלו לאפשר לעובדים להשתמש בטלפונים שלהם או בטאבלטים ייעודיים שתרכשו, כדי לבצע את חיובי האשראי.

כמו המסופונים הניידים, גם האפליקציה מתממשקת בצורה מאובטחת ואוטומטית לתוכנה המרכזית בקופת העסק.

עמדת שירות עצמי – אם אתם באמת רוצים לחדש ולהפתיע את הלקוחות שלכם, תוכלו להוסיף קופה לעסק מסוג חדש שכנראה יהיה פופולרי יותר ויותר בשנים הקרובות.

עמדת שירות עצמי (Self Checkout) תאפשר ללקוחות לסרוק את המוצרים בעצמם ולשלם.

כך הלקוחות יוכלו ליהנות משירות ללא המתנה ואתם תוכלו להגדיל את התפוקה ולייעל את כוח האדם בעסק.

פתרון כזה כמובן יעלה יותר מפתרונות אחרים ברשימה, אך עשוי לספק ערך ייחודי ומשמעותי לעסקים פעילים ועמוסים.

מערכת התאמות כרטיסי אשראי – ככל שהעסק מתנהל עם יותר חיובים ושיטות תשלום, כך גובר הסיכון לטעויות, כלומר פערים בין החיובים שלכם בבית העסק לבין הזיכויים של חברת האשראי.

כיום ניתן לשלב בקופה גם מערכת התאמות שעוברת באופן אוטומטי על כל התשלומים שקיבלתם ומוודאת שהכול עבר חלק ושלא נפלו טעויות בתהליך הזה.

פתרונות לחיוב אשראי מרחוק – בנוסף לקופה הרושמת (ולפעמים גם במקומה), אפשר לשקול להיעזר גם בכלים שמאפשרים חיוב מרחוק באמצעות האינטרנט ללא סליקה פיזית של כרטיס האשראי או הארנק הדיגיטלי בטלפון הנייד.

אם העסק שלכם מנהל חיובים מרחוק, כדאי לחשוב על שילוב שיטות חדשניות ומתקדמות בתהליך, כמו לדוגמה אפליקציות שמייצרות בשבילכם באופן אוטומטי דפי חיוב ודרישות תשלום.

מערכות סליקה ניידות לסוכני מכירות – אם אתם שולחים סוכנים לקבוע פגישות עם לקוחות פוטנציאליים, אתם בוודאי רוצים לעשות הכול כדי להבטיח שהם יסגרו עסקה כמה שיותר מהר ועם כמה שפחות תקלות או עיכובים.

מערכת ניידת לחיוב והפקת חשבוניות, תאפשר לסוכני המכירות לסגור עסקה ולחייב "על המקום", כאשר אתם תקבלו שליטה מלאה על ההרשאות והיכולות שפתוחות בפני הסוכנים.

לפני סיום, בואו נפתח את זה: איך באמת קובעים את מחיר הקופה לעסק?

אחרי שהכרנו את כל הנתונים הטכניים הקשורים בקופה רושמת לעסק, הגיע הזמן לדבר על הנתון שכנראה חשוב לכם יותר מהכול – כמה זה יעלה בפועל.

זה לא יפתיע אתכם אם נספר שהמחיר של השירות הזה משתנה מאוד בהתאם למוצרים שאתם בוחרים לרכוש, סוג הקופה, השירותים המשלימים וכמובן היקף מחזור החיוב החודשי בבית העסק.

בהערכה גסה וכללית מאוד, קופה לעסק קטן, בייחוד כשמדובר בקופה רושמת פשוטה, תעלה אלפי שקלים בודדים.

בהקשר הזה, חשוב לזכור שלא תידרשו לשלם רק על הקופה עצמה. אם אתם רוצים לגבות תשלומים באשראי (ואתם כנראה רוצים אם קראתם עד כאן), כמובן שתצטרכו גם לשלם עמלות תפעול לחברת האשראי או מאגד הסליקה שתבחרו.

חשוב גם לקחת בחשבון תשלומים נוספים על התפעול השוטף של הקופה, אחסון הנתונים והשירות שתקבלו לאורך הדרך.

כשאתם בוחרים קופה לעסק, כמובן שאין פתרון אחד ויחיד שנוכל להמליץ לכם עליו. זו החלטה אינדיבידואלית, שתלויה בגורמים רבים ומתקבלת על פי שיקולים ניהוליים שונים ומגוונים.

ובכל זאת, ההמלצה שלנו היא קודם כל להבין מה בדיוק אתם מחפשים ומה התקציב שאתם מוכנים להקצות לכך ואז להיעזר בגורם מקצועי ומנוסה שיתאים הפתרון שבאמת יסייע לכם.

עדיין מתלבטים? לא בטוחים מה נחוץ לעסק שלכם? הכול בסדר. אנחנו כאן.

אם יש לכם שאלות, אם אתם רוצים להתייעץ, או שאתם כבר מגובשים ומעוניינים לקבל הצעת מחיר, צרו אתנו קשר ונשמח לעזור בכל מה שצריך.