אם גם אתם רוצים להזמין קופה לעסק חדש או לשדרג את הפתרונות הקיימים שנמצאים אצלכם כיום – חשוב להכיר תחילה את ההבדלים בין הקופות השונות.
מילון המושגים הבא יעניק לכם מידע נדרש אודות התכונות, המאפיינים והיתרונות של סוגי הקופות העיקריות, כדי שתוכלו לקבל את החלטה הרלוונטית ביותר עבורכם ועבור הלקוחות שלכם. שנתחיל?
קופה רושמת "קלאסית"
הקופה הוותיקה שכולנו מכירים. מדובר בקופה ששימשה ככלי עבודה נפוץ במגוון בתי עסק, ואפשרה לקופאים ולמוכרים להקליד עסקאות שבוצעו בעסק, לקבל כספים ולהנפיק חשבונית הכוללת את פרטיה המלאים של כל עסקה (עלויות, תאריך, פרטי התקשרות עם בית העסק וכדומה).
מדובר בפתרון נוח, פונקציונלי ופשוט לשימוש, שמגיע בדרך כלל עם לוח מקשים, אפשרות הדפסה ומגירה לאחסון התשלום. למרות שמדובר בדגם בעל יכולות בסיסיות, עם השנים התווספו לקופות הרושמות הללו מבחר פונקציות נוספות.
כיום, רוב הקופות הללו יכולות גם לסלוק כרטיסי אשראי ולהוציא מידע שישמש לצורך הדוחות העסקיים.
העובדה שמדובר בקופה שממלאת מספר מצומצם של פונקציות עיקריות, הופכת את העבודה איתה לפשוטה ונוחה ולכן אין צורך בחפיפה ממושכת וניתן להתחיל להשתמש בה במהירות.
בנוסף, גם העלות שלה היא ידידותית יחסית, בהשוואה לקופות מתקדמות יותר. בדיוק בגלל זה, עסקים שזקוקים לקופה שתבצע כמות קטנה של פעולות או שעושים את צעדיהם הראשונים, יכולים להרוויח מהשימוש בה.
מנגד, מדובר בקופה שלא יכולה להתחרות בדגמים מתקדמים יותר, אשר מעניקים פתרונות רוחביים יותר ולא מתמקדים אך ורק בתשלום.
קופה ממוחשבת
קופות רושמות מהדור הראשון סיפקו מענה נוח וזמין במבחר נושאים, אך במקביל גם יצרו אתגרים חדשים שנדרש להם פתרון.
עסקים נאלצו להתמודד עם טעויות חישוב, אי דיוקים במתן עודף, טעויות בהזנת המוצרים הנכונים ועוד. פתרון לכל הסוגיות הללו ולרבות אחרות, הגיע יחד עם הקופה הממוחשבת.
כמו שאפשר להבין משמה, קופה ממוחשבת היא קופה מבוססת מחשב. המשמעות היא שתוכלו להתאים חלק גדול מהמאפיינים שלה לסוג העסק ולצרכים האישיים שלכם, במטרה לחסוך זמן ולייעל תהליכים.
קופות ממוחשבות מספקות מענה מקיף יותר לבתי עסק שזקוקים לכך, באמצעות ביצוע פעולות החישוב היומיומיות לצד מילוי פונקציות מורכבות יותר.
מה שאומר שעל ידי רכישת קופה ממוחשבת תוכלו להמשיך לקבל תשלום ולהעניק עודף ללקוחות, אבל לעשות את זה באמצעות מסך מגע ידידותי ומערכת שמקלה על פעולות החישוב ועל איתור מוצרים רלוונטיים.
במילים אחרות, קופה שמקטינה את מרווח הטעויות. בנוסף, קופה כזו מאפשרת גם לנהל מלאים, עובדים וספקים, להפיק דוחות ולעדכן מבצעים.
כניסתן של קופות ממוחשבות לשימוש פישט את תהליך העבודה המקובל באופן משמעותי, ולכן הן הפכו לבחירה המועדפת במגוון חנויות.
האפשרות להשתמש בקופה ממוחשבת לצורך איסוף נתונים אודות מוצרים ופעילות לקוחות, פותחת מגוון הזדמנויות חדשות שעד כה לא היו קיימות.
בעלי עסקים יכולים ללמוד בקלות על העדפותיהם של הלקוחות שלהם, להציע להם מבצעים מותאמים, ליצור הנחות שמיועדות לחברי מועדון ועוד.
סל האפשרויות הנרחב הזה הופך את הקופות הממוחשבות לפתרון הנוח ביותר עבור בתי עסק שונים, כולל חברות ורשתות בעלות מספר סניפים.
קופה שוקלת
אם בעבר עסקים רבים רכשו קופה רושמת בנפרד ומשקל בנפרד, כיום הם יכולים לקבל את שני הפתרונות במוצר אחד.
מדובר בקופות רושמות שמחוברות למשקל, מה שהופך אותן למוצר מבוקש שממלא כמה פונקציות במקביל.
קופות כאלה נדרשות בעיקר לבתי עסק בעולמות המזון, החל מקונדיטוריות, פיצוחיות וירקניות, דרך מכולות ומעדניות ועד לרשתות מזון גדולות.
הקופות מאפשרות לשקול מוצרים באופן אמין ומדויק, תוך קיצור תורים, ייעול העבודה, שיפור השירות ומניעת טעויות.
בעלי עסקים שמשתמשים בקופה שוקלת יכולים לחסוך במקום, תוך שהם מקבלים פתרון נוח שישמש אותם ברמה היומיומית.
יש לציין שבחלק מבתי העסק, קופות שוקלות משמשות לא רק את הקופאים אלא גם את הלקוחות עצמם.
לקוחות יכולים לפגוש קופות שוקלות בעמדות השקילה שבתוך החנות, כמו גם בעמדות השירות העצמי הממוקמות ביציאה ממנה.
הצבת קופה שוקלת בעמדות של מוצרים בתפזורת, מעניקה ללקוחות את האפשרות לבחון את הסחורה מקרוב, לבחור את המוצרים שירצו לרכוש, לשקול אותם באופן עצמאי, להדפיס את המדבקה המפרטת את המחיר והמשקל ולגשת אל הקופה עם המוצר המוכן.
על ידי הצבת הקופה בעמדת התשלום, תוכלו לאפשר ללקוחות לדלג על התורים הארוכים, לשקול את המוצרים שרכשו ולשלם בעבורם באופן עצמאי.
מדובר בפתרון נוח שמאפשר לבית העסק לחסוך בכוח אדם, תוך קיצור הזמן ומשך ההמתנה של הלקוחות ואכן, הפופולאריות הרבה שזוכות לה קופות שירות עצמי בחנויות השונות, מוכיחה שמדובר בהחלטה משתלמת לשני הצדדים.
קופה ניידת
בתי עסק שהמכירות בהם מתבצעות ממקום קבוע, יכולים להיעזר בקופות נייחות מהסוג שמנינו בסעיפים הקודמים.
אבל מה קורה כשמדובר בבית עסק שמעוניין לשמור על דינאמיות? במקרים כאלה, ייתכן שתרצו לשקול רכישת קופה ניידת.
קופות ניידות מייתרות את הצורך של הקופאי לעמוד בנקודה קבועה, ואינן זקוקות לחיבור ישיר באמצעות כבלים כדי להישאר מחוברים לאינטרנט, לחשמל או למדפסת.
קופות כאלה מומלצות לעסקים שבהם המוכרים צריכים או מעוניינים לעבור ממקום למקום, בין אם לצורך קיצור תורים קיימים ובין אם עבור ביצוע מכירות מאירועים, ירידים או התכנסויות.
מה שאומר שתוכלו לפגוש את הלקוחות שלכם במקומות חדשים בכל פעם, מבלי שיצטרכו להגיע אל החנות הקבועה שלכם.
ניתן להתחיל להשתמש בקופה ניידת תוך זמן קצר באמצעות מכשיר שכבר כולל בתוכו את כל התכונות הנדרשות עבור ביצוע רכישה. החל ממסך מגע נוח לשימוש, דרך קורא כרטיסי אשראי ועד למדפסת.
קופה דיגיטלית חכמה (נקראת גם "קופה בענן")
גם קופות מהסוג הבא מיועדות לצורך ניהול תקבולים וסליקת אשראי מכל מקום, ללא צורך להתמודד עם מגבלות של קופה פיזית או להתקין מערכות מורכבות לצורך ניהולה.
כדי לעשות זאת, הקופה נעזרת ביכולות החדשות שמציעים הסמארטפונים והטאבלטים, לצד יתרונות המהפכה שיצרה תשתית האינטרנט המתקדמת.
כל שעליכם לעשות הוא להוריד אפליקציה ייעודית לטאבלט או ללפטופ, ולהתחיל לאפשר ללקוחות לבצע עסקאות – מבלי לשלם עלויות גבוהות המאפיינות קופות ממוחשבות.
הייחוד המשמעותי של קופה דיגיטלית חכמה הוא במענה שהיא מציעה בכל הנוגע לאובדן נתונים, שעשוי להתגלות כבעיה מורכבת במיוחד עבור בתי עסק.
במציאות של היום, כל עסק הופך במהירות למאגר עצום של מידע, מה שמחייב גיבוי ושמירה קפדנית על כלל הנתונים.
קופה דיגיטלית חכמה פותרת את הבעיה הזו בקלות, באמצעות גיבוי אוטומטי שמספק מענה נוח ומקיף לסוגיה חשובה.
כך שתוכלו לדעת שהמידע שלכם שמור תמיד, גם אם המחשב קרס או קרתה תקלה אחרת.
בעלי עסק שמתקינים קופה דיגיטלית חכמה יכולים להוציא חשבוניות, לסלוק אשראי, ליצור חיבור עם מדפסת ולעקוב אחר חוסרים – תוך גיבוי כל הפעולות ואפשרות לעקוב אחריהן מרחוק.
את החשבוניות והקבלות באפשרותם לשלוח אל הלקוחות גם במייל, כדי לחסוך במשאבים ובזמן ובזכות האפשרות לצפות מכל מקום בעסקאות המבוצעות, הם מצליחים להישאר עם אצבע על הדופק ולדעת בדיוק מה קורה בעסק שלהם בכל רגע נתון.
בדומה לקופה ממוחשבת, גם כאן יש צורך בהיכרות עם אופן הפעולה של הקופה כדי לצאת לדרך.
עם זאת, חלק מהקופות מציעות ממשקים נוחים לתפעול, כך שתוכלו להתרגל אליהם במהירות.
מתי כדאי להתחיל לחשוב על קופה לעסק?
פתיחת עסק חדש כרוכה בעבודה מקדימה רבה מאחורי הקלעים וההיערכות בכל הנוגע לקופות היא שלב הכרחי שיהיה עליכם לעבור לאורך הדרך.
חלק מהקופות יש להזמין מראש ואחרות מאפשרות לכם להתחיל לעבוד כמעט באופן מידי, אבל כדאי בכל זאת להקדיש מספיק זמן להיכרות מעמיקה עם הכלים שכל אחת מהן מציעה.
ומה לגביכם?
בתור בעלי העסק, אתם הראשונים להכיר את הצרכים והמאפיינים הייחודיים שלו.
כדי להחליט איזו קופה תעשה את העבודה עבורכם, צרו רשימה שתכלול את האופן בו אתם מנהלים תשלומים, הדרך בה אתם (או המוכרים שלכם) מנהלים אינטראקציה מול הלקוחות, עלות המוצרים הממוצעת ודרישות נוספות שעשויות להיות לכם.
חלק מבעלי העסקים יכולים להתנהל מצוין מול קופה רושמת בסיסית, ואילו אחרים זקוקים ליכולות המתקדמות של קופה ממוחשבת.
פרמטרים נוספים שיעזרו לכם לבצע השוואות בין הקופות הם דמי ההתקנה ועלות ההשכרה החודשית, אם ישנה כזו.
אלה מאפיינים שעשויים להשתנות בין דגם לדגם, ויש לקחת אותם בחשבון טרם קבלת ההחלטה.
בנוסף, יש לקחת בחשבון את דרישות הקופה הנוגעות למערכת ההפעלה, למדפסת ולמוצרים נלווים נוספים שנמצאים ברשותכם, כדי לוודא שלא תיתקלו בבעיה הנוגעת להתממשקות ולעבודה המשותפת של המוצרים.
אחרי שהכרתם את המאפיינים, ההבדלים והיתרונות של כל אחת מהאפשרויות, תוכלו לקבל את ההחלטה הנכונה ביותר עבורכם – ולהתחיל לפתוח קופות!
עדיין מתלבטים? השאירו פרטים ויועץ יחזור אליכם עם כל המידע לבחירת הקופה המושלמת לעסק שלכם 😊
